Rencontre avec Carole B.

responsable RH au siège d’une grande mutuelle

 

Aujourd’hui j’ai rencontré Carole B. qui m’a fait part de son parcours scolaire et de son expérience professionnelle en tant que RRH. Nous avons surtout débattu sur ce qu’un responsable attend de son assistant et de ce fait, ce qu’elle attendait de son assistant (e).

Je lui ai demandé sous quelles conditions avait-elle engagé son assistant(e).

 

LE PROFIL RECHERCHE :

Statut: agent de maitrise, technicien

Qualification : Bac+2 BTS Assistant de Direction / Assistant de manager
Connaissances particulières : Outils informatique et bureautique
La connaissance du secteur d'activité de l'entreprise est un plus.
Avoir des notions juridiques serait un plus
Expérience professionnelle : 4 ans minimum sur une fonction similaire
Qualités requises : Rigueur, discrétion, organisation, qualités relationnelles, capacité d’adaptation, autonomie, anticipation.

 

CONDITIONS D’EMPLOI :

Contrat : A durée indéterminée

Durée du travail : 35 heures hebdomadaires (Temps plein)
Salaire : Selon expérience et profil ; à partir de 2000€ brut pour un temps plein

DESCRIPTION DU POSTE

Vos principales missions seront les suivantes:

·         La gestion des appels concernant la Direction générale

·         L’accueil des clients et prestataires ayant rendez-vous avec le Président ou le Directeur des opérations

·         La logistique de réunions, séminaires

·         La gestion de l’agenda du Président

·         L’organisation des déplacements (billets, réservation d'hôtel, etc.)

·         La gestion des courriers et e-mails (réception, réponse, transmission)

·         Le suivi des dossiers de la Direction générale (présentation, rapports, compte-rendu, classement, formalités, relances)

·         La coordination de la circulation d’informations auprès des autres professionnels

·         L’accompagnement dans le suivi des dossiers touchant la communication du groupe

 

Ou encore:

·         Participation aux travaux de suivi du budget (factures, provisions, frais de voyage)

·         Commande et gestion du stock de fournitures

·         Gestion des notes de  frais

·         Gestion des courriers et emails

·         Coordination de la circulation d'informations auprès des autres services

·         Classement, archivage  (papier et électronique)

Ø  Quelles sont pour vous les principales qualités et compétences inhérentes à un(e) assistant(e) de direction?

Rigueur, organisation, discrétion, goût prononcé pour le relationnel et la communication.

Ø  Quels diplômes ou expérience pro recherchez-vous chez un(e) assistant(e) de direction?

Les annonces demandent bien souvent le diplôme adéquat + l'expérience professionnelle. Il ne faut pas se décourager, bien souvent les profils qui ont une simple expérience en stage peuvent convenir pour un premier poste, il ne faut pas hésiter à postuler. Le profil qui aura le plus d'expérience aura bien sur un salaire plus conséquent.

Pour les entreprises issues d’un groupe internationales, il faut parler 2 ou 3 langues.

 

Ø  Quelles sont les difficultés que votre assistante devra éviter pour que votre "binôme" fonctionne?

L’humeur ou les problèmes personnels sont à laisser devant la porte de l'entreprise, l'assistant(e) doit être souriante, agréable, jamais en retard que ce soit dans les horaires de travail ou dans les diverses tâches qui lui seront confiées.

Elle doit avoir une bonne mémoire pour pouvoir faire le lien entre les différents services, réunions ou événements qui se présenteront.

On doit pouvoir se fier à elle comme "un ordinateur de bord".

 

Je remercie Mme carole B. d’avoir bien voulu m’accorder du temps sur son emploi du temps très chargé.