SAVOIR DIRE NON

Pourquoi avoir choisi cet article :

Ce sujet m'a interpellé parce que beaucoup d'entre nous n'osent pas dire NON soit pour :

• ne pas vexer,
• ne pas décevoir, 
• peur d'être mal jugé ou de ne pas être compétent,
• n'arrive pas à s'affirmer...

Quelles sont les conséquences si on on accepte tout (même contre notre volonté) :

• être débordé(e),
• ressentir de la colère envers nous-même ou notre direction,
• bâcler notre travail,
• être stresser,
• éviter le conflit.

Comment dire  NON :

Savoir dire "non", ne veut pas dire tout refuser systématiquement. 

Dire "non" c'est savoir :

• déléguer,
• différer la tâche demandée,
• proposer une solution plus adaptée,
• refuser la proposition.

Bien-sûr, il faut savoir argumenter ce "non".

PETITES ASTUCES

Première astuces :

Lorsque l'on crée un document, c'est pratique de mettre en pieds ou en tête de page le chemin d'accès.

Ceci est utile aussi bien pour nous, que pour notre remplaçant.

Deuxième astuce :

Sur outlook, on peut créer des dossiers pour classer ces mails. Ceci permet de les retrouver plus facilement. La démarche à suivre est :

• être positionné sur "boîte de réception" ou "boîte d'envoi",
• clic droit,
• "nouveau dossier".

Rencontre avec Carole B.

responsable RH au siège d’une grande mutuelle

 

Aujourd’hui j’ai rencontré Carole B. qui m’a fait part de son parcours scolaire et de son expérience professionnelle en tant que RRH. Nous avons surtout débattu sur ce qu’un responsable attend de son assistant et de ce fait, ce qu’elle attendait de son assistant (e).

Je lui ai demandé sous quelles conditions avait-elle engagé son assistant(e).

 

LE PROFIL RECHERCHE :

Statut: agent de maitrise, technicien

Qualification : Bac+2 BTS Assistant de Direction / Assistant de manager
Connaissances particulières : Outils informatique et bureautique
La connaissance du secteur d'activité de l'entreprise est un plus.
Avoir des notions juridiques serait un plus
Expérience professionnelle : 4 ans minimum sur une fonction similaire
Qualités requises : Rigueur, discrétion, organisation, qualités relationnelles, capacité d’adaptation, autonomie, anticipation.

 

CONDITIONS D’EMPLOI :

Contrat : A durée indéterminée

Durée du travail : 35 heures hebdomadaires (Temps plein)
Salaire : Selon expérience et profil ; à partir de 2000€ brut pour un temps plein

DESCRIPTION DU POSTE

Vos principales missions seront les suivantes:

·         La gestion des appels concernant la Direction générale

·         L’accueil des clients et prestataires ayant rendez-vous avec le Président ou le Directeur des opérations

·         La logistique de réunions, séminaires

·         La gestion de l’agenda du Président

·         L’organisation des déplacements (billets, réservation d'hôtel, etc.)

·         La gestion des courriers et e-mails (réception, réponse, transmission)

·         Le suivi des dossiers de la Direction générale (présentation, rapports, compte-rendu, classement, formalités, relances)

·         La coordination de la circulation d’informations auprès des autres professionnels

·         L’accompagnement dans le suivi des dossiers touchant la communication du groupe

 

Ou encore:

·         Participation aux travaux de suivi du budget (factures, provisions, frais de voyage)

·         Commande et gestion du stock de fournitures

·         Gestion des notes de  frais

·         Gestion des courriers et emails

·         Coordination de la circulation d'informations auprès des autres services

·         Classement, archivage  (papier et électronique)

Ø  Quelles sont pour vous les principales qualités et compétences inhérentes à un(e) assistant(e) de direction?

Rigueur, organisation, discrétion, goût prononcé pour le relationnel et la communication.

Ø  Quels diplômes ou expérience pro recherchez-vous chez un(e) assistant(e) de direction?

Les annonces demandent bien souvent le diplôme adéquat + l'expérience professionnelle. Il ne faut pas se décourager, bien souvent les profils qui ont une simple expérience en stage peuvent convenir pour un premier poste, il ne faut pas hésiter à postuler. Le profil qui aura le plus d'expérience aura bien sur un salaire plus conséquent.

Pour les entreprises issues d’un groupe internationales, il faut parler 2 ou 3 langues.

 

Ø  Quelles sont les difficultés que votre assistante devra éviter pour que votre "binôme" fonctionne?

L’humeur ou les problèmes personnels sont à laisser devant la porte de l'entreprise, l'assistant(e) doit être souriante, agréable, jamais en retard que ce soit dans les horaires de travail ou dans les diverses tâches qui lui seront confiées.

Elle doit avoir une bonne mémoire pour pouvoir faire le lien entre les différents services, réunions ou événements qui se présenteront.

On doit pouvoir se fier à elle comme "un ordinateur de bord".

 

Je remercie Mme carole B. d’avoir bien voulu m’accorder du temps sur son emploi du temps très chargé.

 

 

 

Bonne résolution N°1

Un bureau Rangé et Ordonné

Au risque de passer pour la Bree Van de Kamp de ce blog, et même si j’en suis (presque) l’opposée, je vais tenter aujourd’hui de vous faire prendre conscience qu’un espace de travail dégagé est primordial pour une bonne journée d’activité.

Vous n’avez peut-être pas besoin de tout ce qui encombre votre bureau… Ranger, une façon immédiate de « zénifier » l’espace.

Qu'est - ce que l'attitude professionnelle ?

Que l'on soit en formation ou au travail, on nous demande d'adopter une posture professionnelle.

Un employeur va exiger de ses salariés qu'ils adoptent en toutes occasions une attitude professionnelle.

J'ai décidé de me pencher sur cette expression, pour comprendre ce qu'elle peut évoquer ou représenter et quelles sont les conséquences ou les impactes de cette attitude dans la vie d'un(e) Assistant(e) de Directions.

L'Assistant(e) ne doit jamais perdre de vue qu'elle ou qu'il forme un binôme avec son supérieur.

Elle, il,  doit donc adopter la bonne posture en permanence et développer des relations positives avec son environnement.

Dans l'entreprise c'est le relais entre le patron et ses divers interlocuteurs, c'est une personne de confiance et le bras droit du patron.

La bonne attitude se définit par : flexibilité, rayonnement, implication personnelle, discrétion, prise de responsabilité et anticipation.

Il va de soi que savoir s'organiser et gérer son temps optimisera son efficacité.

"L'assistant entend tout, voit tout et en dit le moins possible".

C'est quelqu'un d'indispensable, professionnel, à qui le patron accorde une totale confiance.

Parcourez l'article suivant, il est révélateur quant à la fonction.

http://www.lesechos.fr/21/02/2012/LesEchos/21128-048-ECH_patron-et-assistante---un-duo-de-choc.htm

Nous ne pouvons pas parler de l'attitude professionnelle sans évoquer le savoir-être professionnel.
Il s'agit pour l'Assistant(e) de Directions de trouver le juste comportement, en entreprise, face aux clients, face à ses collègues, ses subordonnés, sa hiérarchie, c'est intégrer les comportements et attitudes dans une situation donnée.
Pour cela nous pouvons nous référer au travail de M. Bourdeault qui est l'auteur de théorie sur l’amélioration des apprentissages et le développement des compétences en formation professionnelle.

Un aide à se comporter bien utile !

"HENRI BOURDEAULT et son aide à se comporter"

Henri Bourdreault, professeur à l'Université du Québec, l'UQUAM, en enseignement en  formation professionnelle et technique

Je trouve très intéressant ces petits mémos que l'on peut mettre dans un coin et les ressortir lorsque l'on s'éloigne du comportement attendu chez l'Assistant(e) de Directions !

Pourquoi opter pour cette profession me direz-vous ?

C'est un métier passionnant, diversifié où il faut être réactif et résistant au stress.

A VOUS D'ADOPTER LA JUSTE ATTITUDE ET LA RÉACTION APPROPRIÉE !